Problemas com a impressora? Você não está sozinho. Falhas no equipamento de impressão ocorrem com muita frequência e são uma enorme dor de cabeça para as empresas.

O problema está relacionado não apenas ao custo elevado com a manutenção do aparelho, mas por todos os outros danos gerados ao negócio devido à paralisação da impressora, como:

• Lentidão dos processos;
• Interrupção de atividades;
• Atrasos nas entregas de serviços ou produtos;
• Redução da qualidade e rapidez do empreendimento;

Por todas essas razões, o funcionamento adequado da impressora, é essencial para a boa gestão das organizações. Mas como reduzir os custos da manutenção? Como evitar que a impressora necessite com frequência de intervenções da assistência técnica?

Para lhe ajudar a reduzir custos com manutenção da impressora, temos algumas instruções relevantes feitas por especialistas no ramo da impressão.

1ª dica: Escolha a impressora correta para sua empresa

Um dos fatores responsáveis pela necessidade excessiva de manutenção das impressoras é a escolha incorreta da máquina. Quando o aparelho não é o ideal para a rotina diária da empresa, acaba-se desgastando a máquina e apresentando falhas além do esperado.

Esse erro ocorre principalmente em pequenas empresas onde falta um especialista da área para escolher os aparelhos corretos ou quando a empresa deixa de solicitar ajuda ao provedor de serviços de TI para especificar a melhor impressora.

Uma solução prática para te ajudar a escolher a impressora ideal é começar a entender quais são as reais demandas relacionadas à impressão.

Para isso, faça uma lista simples respondendo algumas perguntas:

• Qual a média de impressão mensal da minha empresa?
• Qual é o tipo de material que minha empresa mais imprime? A4, A3?
• A impressão geralmente é colorida ou preto e branco?
• Preciso apenas imprimir ou é necessário cópias e scanner também?

Com algumas perguntas simples como essas, você chegará as especificidades da máquina para o seu negócio. A partir de então, basta apenas pesquisar os principais modelos e características e verificar qual se encaixa à sua lista.

Outra dica útil é contar com ajuda de um especialista na área. As empresas de outsourcing disponibilizam aos clientes consultores que auxiliam na escolha da impressora mais adequada às necessidades da empresa. Outra opção ainda melhor é realizar uma consulta com seu prestador de serviços de TI pois o resultado tem maior probabilidade de ser ainda melhor, dada a ausencia de conflito de interesses. 

2ª dica: Faça manutenção preventiva

Outro método simples para reduzir gastos com manutenção é realizar a manutenção preventiva. O custo é muito menor que de uma manutenção urgente e impede que seu aparelho pare de funcionar em momentos indevidos.

Com o serviço de outsourcing de impressão esse tipo de trabalho já é incluso. Portanto, evita-se gastos extras e tem a comodidade de saber que sua impressora terá a manutenção feita no prazo certo, sem atrapalhar o funcionamento da sua empresa.

3ª dica: Cuidado com recargas de toners em locais não autorizados

A respeito deste aspecto, há várias questões que precisam ser observadas. Primeiro que o toner ou o cartucho da sua impressora precisa ser reabastecido nos prazos corretos.

Tendo em vista que o ressecamento da tinta pode gerar danos à impressora, provocando novamente custos extras com manutenção.

O segundo ponto é que você deve procurar fornecedores reconhecidos no mercado para fazer a recarga de tinta das impressoras. Em espaços clandestinos, o processo pode ser feito incorretamente gerando estragos a impressora e, por isso, mais manutenções, ou até a perda do equipamento.

Mas como saber se a empresa de recargas é confiável?

Uma dica importante é averiguar se o estabelecimento fornece garantia na recarga. Essa simples avaliação lhe dará seguridade do serviço.

Outro item a ser observado é atentar há quantos anos o local existe. Experiência traz confiabilidade e demonstra que a empresa é idônea.

Por fim, a dica é pesquisar nos sites de reclamação. Se a empresa presta um serviço ruim, é fácil descobrir as queixas pela internet.

Frisamos também que outra ação valiosa para confiar que a recarga de tintas está sendo feito da forma correta é pela empresa de outsorcing de impressão. Neste serviço, a recarga é toda realizada e garantida pela empresa contratada, o que evita trabalhos de manutenção, uma vez que os profissionais envolvidos são especialistas no assunto.

4ª dica: Opte pelo serviço de outsourcing de impressão

Uma estratégia interessante e cada vez mais popular é justamente a escolha pelo outsourcing de impressão. O serviço é, de certa forma, a terceirização de todo o setor de cópias.

Com o outsourcing, você não apenas se livra dos custos de manutenção, como entrega todos os outros serviços que envolve a impressão como, recarga de tinta e escolha dos aparelhos de impressão à empresa contratada.

Mas se você pensa que talvez o outsourcing pode apresentar um custo elevado, está completamente equivocado. Se implantado corretamente, s serviço leva a redução de gastos em até 50%.

5ª dica: Não deixe o equipamento muito tempo parado

Por fim, e não menos importante informamos a última dica para reduzir custos de manutenção. 

Assim como outros aparelhos, é necessário usar com certa frequência a impressora para que nenhum dos seus aparatos enferruje ou fique subutilizado.

Uma média recomendável de uso é de pelo menos 3 a 4 vezes por semana. Por isso, tenha o número de impressoras ideal para a rotina da sua empresa para que nenhuma máquina fique parada por muito tempo.

Siga as dicas e passe uma boa impressão!