Existem várias estratégias baseadas em tecnologia que sua pequena empresa pode usar para cortar gastos. A maioria dessas formas é, em grande medida, simples de implementar e pode economizar muito dinheiro para o seu negócio a longo prazo. Aqui estão os 6 principais:
- Terceirização do departamento de TI
Manter um departamento completo de TI é vantajoso, principalmente quando você precisa apagar pequenos incêndios para que eles não cresçam e causem grandes estragos em pouco tempo.
O problema é que manter uma equipe completa e especializada exige um grande custo mensal. Reduzir custos em negócio, grande ou pequeno significa mais do que economizar no final do mês, mas ter mais fluxo de caixa para investir em melhores produtos, serviços e novos processos sem comprometer a qualidade da sua área de TI.
A terceirização de TI pode ser completa ou em partes. Um negócio pode sim manter coordenador interno de TI, mas não precisa exigir (nem seria viável tecnicamente) que ela faça tudo, ainda mais com o avanço quase diário da tecnologia da informação.
Sua empresa pode se beneficiar da experiência e expertise de profissionais e empresas especializadas para elaborar pequenos, médios ou grandes projetos para o seu negócio e até mesmo filiais.
- Computação em nuvem
Sua empresa será capaz de cortar custos significativamente ao adotar aplicativos baseados em nuvem. Isso se refere à gama de serviços de TI e todos os tipos de aplicativos de software que podem ser acessados pela Internet. Os aplicativos incluem softwares de Gerenciamento de Relação com o Cliente (CRM), software de contabilidade, automação da força de vendas e aplicativos de escritório padrão. Os serviços de armazenamento em nuvem, por sua vez, permitem que as empresas armazenem seus dados de forma segura e conveniente. A computação em nuvem também fornece ferramentas de comunicação e colaboração online.
Para uma pequena empresa, a computação em nuvem oferece uma grande oportunidade de economia de custos, uma vez que eles não teriam que investir em infraestrutura de TI própria, ou comprar licenças de software caras e contratar pessoal qualificado para lidar com as operações de TI. Isso, é claro, é possível pelo fato de que a mesma infraestrutura e recursos em nuvem são compartilhados entre vários clientes ao mesmo tempo.
Outro benefício da computação em nuvem é que o serviço opera no modelo pré-pago. Essa abordagem pode ser considerada bastante econômica, pois sua pequena / média empresa pode começar com um baixo investimento inicial e aumentar progressivamente à medida que seu uso aumenta. Resumindo, você paga pelo que usar, quando usar.
Seja em uma empresa, organização sem fins lucrativos ou estabelecimento de escola, a eficácia de sua instituição é aprimorada eliminando a necessidade de infraestrutura de TI cara, bem como de equipe qualificada que cuidará da configuração e manutenção do sistema. Sem falar na quantidade de tempo economizada, o que contribui para a produtividade geral da empresa.
- Software de virtualização
Virtualização refere-se à execução de vários sistemas operacionais independentes em um servidor usando software de virtualização. Isso pode ser feito em uma área de trabalho independente ou em um grande servidor de rede. Um dos principais benefícios é a consolidação do servidor, que permite que você aproveite a infraestrutura de servidor expandida sem ter que comprar nenhum hardware adicional. Isso permite um uso mais eficiente dos recursos, como resultado da redução da "expansão do servidor".
O software de virtualização também reduz os tempos de backup e recuperação e torna o gerenciamento do servidor mais fácil, pois os servidores são virtuais, em vez de máquinas físicas separadas. Muitos servidores em nuvem empregam essa técnica para melhorar a eficiência e fazer uso máximo dos recursos. Além disso, um servidor virtual conserva energia, o que é um benefício fundamental para sua pequena empresa, pois a conta de energia é reduzida e os custos, minimizados.
- Colaboração e comunicação online
Contanto que seus funcionários possam acessar as mesmas informações que acessam do local de trabalho em casa, eles podem trabalhar em casa (Home Office) e ter um desempenho tão eficiente quanto no trabalho. O teletrabalho pode evitar que seus negócios incorram nos custos que geralmente acompanham o crescimento ou a expansão: a necessidade de mais espaço para escritórios. Com uma rede confiável, você pode não ter que procurar espaço de escritório adicional, pois seus funcionários podem trabalhar remotamente e, ao mesmo tempo, economizar o dinheiro que gastariam em viagens. Menos pessoas trabalhando no escritório também se traduz em uma redução em suas contas de energia.
VPNs (redes virtuais privadas) fornecem acesso seguro à rede da sua empresa, o que significa que seus funcionários podem trabalhar com segurança em casa ou em trânsito. O custo de implementação de VPNs é muito pequeno e eles ainda podem economizar muito dinheiro para sua empresa a longo prazo.
A teleconferência, que permite realizar reuniões virtuais com seus funcionários / membros da equipe / clientes, é uma maneira conveniente e econômica de realizar chamadas em conferência, pois elimina a necessidade de viagens. Nenhum equipamento telefônico especial é necessário e vários serviços de teleconferência gratuitos já existem para atender o proprietário de uma pequena empresa, como o Zoom e o Teams.
Uma maneira direta de cortar custos em sua pequena empresa seria substituir seu telefone fixo por um serviço de VoIP. Esta tecnologia tira partido da Internet e, por isso, é muito menos dispendiosa, uma vez que permite fazer chamadas locais e internacionais ilimitadas a um pequeno valor fixo. Como proprietário de uma pequena empresa, ter um número de discagem gratuita para sua empresa não é uma necessidade, pois o VoIP oferece uma alternativa melhor e mais barata. E como a maioria das pessoas hoje está se acostumando a fazer chamadas com seus telefones celulares, elas não aproveitam realmente os benefícios dos números gratuitos.
- Usando Redes Sociais
Como as pequenas empresas precisam operar dentro de orçamentos de marketing restritos, as redes sociais oferecem uma grande oportunidade para que sua empresa gaste menos e obtenha mais. Praticamente todas as empresas de hoje - grandes ou pequenas - usam o marketing de mídia social como uma forma de penetrar em novos mercados, gerar interesse por seus produtos e se conectar com seus consumidores.
Em vez de gastar extravagantemente em mídia de publicidade tradicional (TV, rádio e jornal), sua empresa pode cortar custos em grande medida, implementando uma estratégia de marketing de mídia social. E além de ser capaz de reduzir custos, você terá se beneficiado do amplo alcance que a mídia social tem em comparação com o resto.
Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn, entre outros, fornecem uma plataforma para criar uma página corporativa através da qual você pode interagir com seus clientes em um nível mais pessoal. Essa é uma ferramenta de publicidade muito eficaz, pois atinge muitas pessoas com muito pouco ou nenhum gasto.
- Adotando software de código aberto
As empresas não precisam mais depender de software comercial para eficácia. As soluções de software de código aberto estão se tornando cada vez mais populares porque oferecem tanto (ou mais) do que o software licenciado, de graça. Os aplicativos de baixo custo para gratuitos incluem suítes de escritório como OpenOffice, software de gerenciamento de negócios, como Sugar CRM, sistemas de gerenciamento de conteúdo como Joomla, WordPress e Drupal, soluções de banco de dados como MYSQL e sistemas operacionais inteiros (Ubuntu Linux). Em particular, o OpenOffice provou ser um concorrente popular e digno do Microsoft Office.
Existem também sistemas operacionais de servidor baseados em Linux / Unix, que quando implementados podem economizar muito dinheiro para o seu negócio, já que as soluções comerciais para os mesmos podem ser muito caras. Apesar do alto nível de especialização necessário para operar esses sistemas, o custo geral é muito mais barato do que usar software licenciado.
Todas as formas acima de cortar custos, como vimos, não são caras e podem oferecer benefícios de corte de custos de curto e longo prazo para sua pequena ou média empresa.
