A questão do custo geralmente surge como um ponto de discórdia quando se trata de investimentos em tecnologia - nenhuma empresa pode pagar ou mesmo se beneficiar de toda inovação de TI que chega ao mercado.
No entanto, as empresas estão cada vez mais buscando a tecnologia para aumentar a eficiência e, finalmente, fazer mais com o mesmo ou menor quantidade de recursos.
Felizmente, existem vários princípios que podem orientar sua empresa na redução de custos. Abaixo estão quatro dessas estratégias e como incorporá-las ao seu negócio.
- Eliminar processos manuais
Observar o que os funcionários realmente estão fazendo com seu tempo serve como um bom ponto de partida para identificar possíveis melhorias. As tarefas repetitivas e simples de entrada de dados estão atrasando a realização de tarefas? Os processos de negócios podem ser otimizados?
Burocracia, papelada e utilização de aplicações não integradas representam uma grande fonte de ineficiência. Por exemplo, as empresas que dependem principalmente do e-mail para colaborar em projetos ou compartilhar dados encontrariam maior eficiência usando um ambiente de armazenamento em nuvem ou uma plataforma de colaboração robusta para garantir que as versões dos arquivos sejam consistentes e que todas as partes interessadas tenham acesso a dados críticos.
- Foco na integração
Um dos efeitos colaterais da explosão da inovação impulsionada pela TI é que surgiram vários aplicativos, plataformas e outras soluções e a melhor opção para muitas organizações é uma combinação de ofertas de diferentes fornecedores. Um exemplo desse conceito vem da nuvem híbrida, na qual as empresas utilizam uma mistura de recursos de TI em nuvem pública e privada para obter a maior escalabilidade possível sem sacrificar a segurança.
Embora ter informações armazenadas em programas diferentes possa não parecer uma despesa significativa, pode resultar em grandes perdas de produtividade e levar a informações imprecisas. De acordo com as 10 principais previsões de tecnologia para pequenas e médias empresas do grupo SMB, as PMEs são melhor atendidas desenvolvendo uma estratégia de integração que atenda às necessidades específicas de fluxo de trabalho e qualidade de dados. Isso significa que é importante avaliar o ambiente de negócios existente e identificar as áreas que mais precisam de aprimoramento. Esse processo de avaliação pode levar a uma estratégia abrangente de TI que inicia a integração, onde terá o impacto mais significativo.
- Melhore os processos de compra de TI
Ter as áreas de aquisição e negócios lado a lado mais envolvidas nas discussões sobre gastos com TI pode causar um pouco de tensão departamental, mas também garantirá que as despesas de TI realmente estejam fornecendo valor. Por exemplo, as atualizações de software podem fornecer um aumento significativo na produtividade, desde que os funcionários realmente usem os novos recursos da versão atualizada. Caso contrário, as empresas gastam muito dinheiro com a mesma funcionalidade que já possuem. Por outro lado, as empresas que não avaliam honestamente suas necessidades de negócios correm o risco de não ter os recursos que economizariam tempo de seus funcionários. Como resultado, pode ser benéfico implementar uma estrutura padrão de compra de tecnologia, para que as despesas possam não apenas ser planejadas, mas justificadas.
- Treine os usuários finais
Pode parecer que o trabalho de implementação está concluído quando um novo software é instalado, configurado e equipado com todos os recursos que os usuários precisam. Independentemente do potencial de qualquer software, nenhum programa fornecerá valor se os usuários não souberem como aproveitá-lo.
"Surpreende-me como algumas empresas não veem o valor do treinamento adequado para o usuário final", escreveu o editor-gerente da TechRepublic, Toni Bowers. "Eles estão dispostos a pagar milhares de dólares por um novo produto que deve melhorar a produtividade, mas não estão dispostos a fazer a única coisa que ajudará na adoção desse produto na empresa. Uma boa estratégia de treinamento para o usuário final fará com que novas implantações de software mais econômicas ".
Os usuários podem ter que gastar muito tempo descobrindo um novo software enquanto ainda estão no relógio, caso não tenham sido apresentados a ele por meio de treinamento formal. Pior ainda, se o novo produto for projetado para substituir outra solução, é mais provável que os funcionários voltem a usar o sistema antigo porque é conveniente e familiar. Lembre-se que empresas com programas formais de treinamento podem reduzir o período de aceleração do usuário e incentivar os funcionários a realmente utilizarem o software ideal.
