Assim como comprar ou alugar uma casa ou um veículo, existem prós e contras para locação e compra de equipamentos de infraestrutura de Tecnologia da Informação (TI).

Geralmente, a compra é a opção mais econômica quando se considera o médio e longo prazos. No entanto, há situações em que faz mais sentido para as empresas alugar o equipamento.

Há várias empresas no mercado que prestam este tipo de serviço, desde aquelas responsáveis apenas pela operação de aluguel até empresas como a Vertic Tecnologia que entregam o pacote completo, desde a especificação, contrato de aluguel, manutenção, equipamentos de reposição e garantia.

Abaixo listamos algumas das realidades que observamos fquando um cliente está considerando a locação ou a compra do equipamento:

1. A compra é mais econômica.
2. A locação faz mais sentido quando está no orçamento.
3. A locação é superior para atender às necessidades de curto prazo.
4. A compra de hardware é necessária se você tiver dados confidenciais.

A melhor solução depende das características únicas do seu negócio. Neste post, vamos ajudá-lo a determinar se você deve comprar ou alugar seu hardware de TI.

Compra x Locação: considerações de custo

Ao comprar hardware de TI, você fará um investimento inicial maior, enquanto na locação, sua empresa pagará uma quantia recorrente menor pelo aluguel do equipamento.

Por que, em geral, comprar é mais vantajoso? (valores atuais)

Embora o investimento inicial seja maior, o retorno do investimento será recuperado ao longo dos anos e o custo é bem menor. Lembramos que o padrão atual no mundo corporativo é de 5 anos para troca de computadores.

Como exemplo, se consideramos um notebook modelo corporativo padrão indicado para trabalho executivo (processador i5, 8ª geração, 8GB de memória e SSD de 240GB) o  valor médio do aluguel mensal seria em torno de R$ 200,00 ao mês, com um prazo contratual mínimo de 48 meses.

Se optarmos pela compra, o preço médio do mesmo notebook será ao redor de R$ 4.000,00, equivalente a um “aluguel mensal” de R$ 83,00, um valor quase 60% menor.

A compra é mais sempre mais vantajosa quanto mais quanto mais tempo sua empresa utilizar usar o equipamento.

Sua empresa também poderá se beneficiar de benefícios fiscais devido à depreciação dos equipamentos ativados contabilmente (depende da regime fiscal de cada empresa, consulte seu contador), além do eventual incentivo fiscal para compra de itens de tecnologia.

Por que, em geral, alugar não é mais vantajoso?

A resposta curta e simples é que, ao longo do tempo, sua empresa gastará mais se alugar o mesmo equipamento. Note que existem boas razões para a locação ser preferível à compra em algumas situações, as quais discutiremos mais adiante nesse post.

Outra razão é que a grande maioria dos fabricantes de tecnologia oferecem programas facilitados de pagamento para adquirir equipamentos de TI. Note que essa modalidade não é aluguel, apenas uma compra a prazo. Há ofertas de compra a prazo em até 12 vezes sem juros no mercado.

Compra x Locação: considerações orçamentárias

Quando se trata de pagar por equipamentos, o argumento de compra versus locação é mais complicado do que simplesmente considerar o custo a longo prazo.

Para algumas empresas, a decisão de comprar ou alugar pode depender da conta contábil do orçamento utilizada, além de outras considerações listadas na próxima seção.

Quando alugar é melhor?

1. Alugar equipamentos de TI permite à algumas empresas utilizar uma conta mais flexível que a conta de despesas de capital. Nessa situação, a locação pode fazer mais sentido, pois pode estar atrelada a serviços de suporte de TI, que normalmente são contabilizados como um custo operacional, da mesma maneira que eletricidade, água e gás.
2. Quando há necessidade inesperada de implementar um novo equipamento, o custo inicial pode ser muito alto para algumas empresas. A locação não só traz novos hardwares ao alcance de empresas com orçamentos limitados, mas também permite que elas considerem uma despesa recorrente em vez de uma despesa de capital.

Compra ou locação: necessidades de curto prazo

Demonstramos como comprar equipamentos de TI faz mais sentido no médio e longo prazos, mas não é raro ter necessidades de curto prazo ou situações emergenciais.

Por exemplo, se você precisar substituir temporariamente um determinado equipamento até que seu ciclo de orçamento se renove, você só precisará de uma locação de curto prazo.

Outro exemplo comum são projetos com prazo de duração definido ou trabalho temporário, onde a locação é de longe a melhor opção.

Outra situação comum são as falhas de hardware as quais não esperam por orçamentos ou disponibilidade financeira. Enquanto o equipamento está sendo reparado é uma ótima opção alugar o equipamento. Nesse caso, é sempre preferível trabalhar diretamente com sua empresa de suporte de serviços de TI pois o hardware alugado quase sempre irá necessitar de customização e adaptação.  

Nesta situações, a locação faz sentido pois o total que você pagará pela locação do hardware é menor que o preço de compra.

Compra x Locação: dados sensíveis

Para algumas empresas, alugar equipamentos de TI pode não ser uma opção viável.

Leis de proteção à privacidade de dados como a LGPD exigem protocolos e exigências que tornam o aluguel muito complicado e mais custoso.  

Em casos extremos ligados à obsolescência de equipamento e privacidade de dados, muitas organizações preferem destruir fisicamente o equipamento que contém dados confidenciais.

Se sua empresa tem como regra destruir um dispositivo no final de sua vida útil, a melhor opção é a compra; quando a empresa adquire o equipamento a liberdade para lidar com reparos e descarte é muito maior.  

Conclusão

Em última análise, o time de gestão da empresa é que pode definir as necessidades da empresa, trabalhando em sintonia com os prestador de serviços de TI para encontrar as melhores soluções.

Em geral, comprar equipamentos faz mais sentido para a maioria das empresas e é o que a maioria dos nossos clientes de serviços gerenciados fazem. Sua empresa economizará dinheiro a longo prazo e tem liberdade total para lidar com reparos e descartes.

Contudo, a locação de hardware tem seu lugar e seu propósito. Se for mais vantajoso para sua empresa a utilização de contas orçamentárias de despesas recorrentes ou precisa de uma solução temporária rápida a locação provavelmente é o melhor caminho. Mesmo sem orçamento ou fluxo de caixa disponível, a locação permite a continuidade operacional temporária sem investimentos significativos, na maior parte dos casos.  

Para lidar com essa importante decisão – comprar ou alugar – o melhor caminho é adotar um planejamento de longo prazo levando em conta as necessidades específicas do seu negócio, o tipo de processamento a ser feito, segurança de dados e disponibilidade de capital.

A Vertic Tecnologia oferece serviço de consultoria para planejamento de investimento em infraestrutura de TI sem custo para seus clientes. Ligue para a gente, podemos ajudá-lo a economizar dinheiro, proteger seus dados e manter a continuidade operacional.