Empresas de todo o mundo lançaram trabalho remoto obrigatório. Seja você um novato ou um veterano em trabalho remoto, eis o que você precisa fazer para se manter produtivo.

Microsoft, Twitter. Hitachi, Apple, Amazon. Chevron, Salesforce, Spotify. Do Reino Unido aos EUA, Japão e Coréia do Sul, essas são todas as empresas globais que, nos últimos dias, implementaram políticas obrigatórias de trabalho em casa em meio à disseminação do Covid-19.

E é realista supor que a mudança para o 'escritório em casa' se tornará o novo normal para muitos de nós por um tempo, dado o anúncio de quarta-feira pela Organização Mundial da Saúde de que o coronavírus atingiu oficialmente o status de 'pandemia'.

Alguns funcionários trabalharão em casa pela primeira vez, o que significa descobrir como permanecer na tarefa em um novo ambiente que pode não ser adequado à produtividade. Mas existem maneiras de obter resultados e evitar a ansiedade e frustração, desde a criação de um bom espaço de trabalho até a maneira como você conversa com sua equipe.

Aumente a Comunicação

Com coronavírus ou não, a chave para trabalhar em casa é uma comunicação clara com seu chefe - e saber exatamente o que você espera de você."

Tenha expectativas muito claras para as comunicações dia a dia", diz Barbara Larson, professora de administração da Northeastern University, em Boston, que estuda trabalho remoto. "Pergunte ao seu gerente se ele não se importa de ter uma ligação de 10 minutos para começar o dia e encerrar o dia. Muitas vezes, os gerentes simplesmente não pensam nisso.

A maioria das pessoas passa seus dias nas proximidades de seu chefe, o que significa que a comunicação é fácil e sem esforço. Mas tudo fica fora da janela com o trabalho remoto, e a falha na comunicação é ainda mais provável se o seu local de trabalho não estiver acostumado a trabalhos remotos. Seu gerente pode não estar acostumado a gerenciar pessoas virtualmente, por exemplo, ou sua empresa pode não ter um conjunto pronto de ferramentas para trabalhadores remotos, como o aplicativo de bate-papo Slack ou o aplicativo de videoconferência Zoom, diz Larson.

Mas mesmo para os que estão acostumados, trabalhar em casa pode parecer desestruturado e isolado. No ano passado, um estudo com 2.500 funcionários remotos da agência de desenvolvimento de marcas online Buffer descobriu que a solidão era o segundo desafio mais relatado, vivido por 19% dos entrevistados. A solidão pode fazer com que as pessoas se sintam menos motivadas e menos produtivas.

"Fora da vista, fora da mente" pode ser um problema real para trabalhadores remotos. Então, quando você se comunica com seu chefe e equipe em casa, ajuda se o máximo possível puder ser uma “comunicação rica”, como chamadas de vídeo e chat online, diz Larson: Skype, Office 365 e Zoom são grandes exemplos de ferramentas que permitem “comunicação rica”.

"Fora de vista, fora da mente” pode ser um problema real para os trabalhadores remotos", diz Sara Sutton, CEO e fundadora do FlexJobs, um site remoto de listagem de empregos. “Os melhores funcionários remotos chegarão regularmente a colegas e gerentes” através de uma variedade de ferramentas.

Trate como um trabalho de verdade

Existem também algumas dicas que sempre valem e que todos podem usar. Por exemplo, só porque você pode descansar de pijama não significa que você realmente deveria. “Tome um banho e se vista. Trate-o como um trabalho de verdade”, diz Larson.

Se você não possui um escritório em casa, faça o máximo possível para criar um espaço ad hoc personalizado, exclusivo para o trabalho. “Não ter um escritório em casa bem equipado quando [as pessoas] começam a trabalhar remotamente pode causar uma diminuição temporária da produtividade”, explica Sutton. Ela diz que monitores duplos, teclado e mouse sem fio a tornam mais produtiva em casa.

Então, em vez de deitar-se na cama com um laptop, tente algo mais deliberado. A solução pode ser algo tão simples quanto mover uma mesa de cabeceira para um canto longe das distrações, desligar o computador e se sentar em uma cadeira ereta, como faria na mesa do escritório. No entanto, lembre-se do "conforto no trabalho" e de outras necessidades ergonômicas. Isso também serve como um sinal importante para quem mora com você de que você está no trabalho. "Crie limites dentro de sua casa que os membros de sua família entendam: 'Quando a porta estiver fechada, finja que não estou lá'", diz Kristen Shockley, professora associada de psicologia da Universidade da Geórgia.

Com um espaço de trabalho dedicado onde você pode se concentrar, fica mais fácil desbloquear os benefícios do trabalho remoto. Em uma pesquisa com 7.000 trabalhadores no ano passado pela FlexJobs, 65% disseram que são mais produtivos trabalhando em casa, citando benefícios como menos interrupções de colegas, políticas mínimas no escritório e redução do estresse no deslocamento.

Rituais psicológicos

Um café da manhã 20 minutos ou exercício na parte da tarde, podem colocar você na mentalidade de trabalho correta. No entanto, também é importante planejar o fim do dia de trabalho: a queixa mais citada da WFH foi a incapacidade de desconectar após o trabalho. Se você não pode se deslocar ou entrar e sair de um escritório físico, é necessária uma maior disciplina para os limites da jornada de trabalho.

"Mesmo que o cuidado das crianças não seja um problema, ainda é fácil quando você está em casa [para pensar]: 'tenho roupa para lavar, deixe-me fazer isso muito rápido'", diz ela. "Você precisa se colocar em um estado de espírito que realmente está trabalhando".

Evite sentir-se isolado

Mesmo assim, mesmo com essas ferramentas, a natureza imposta e abrupta da transição de um escritório para um ambiente doméstico pode deixar alguns problemas para se acostumar com a mudança.

"O coronavírus está empurrando todos para esse tipo de trabalho extremo em casa", diz Nicholas Bloom, professor de economia da Universidade de Stanford, na Califórnia, que ministra palestras ao TED sobre trabalho remoto. Ele diz que existem dois tipos de trabalho em casa: trabalho a curto prazo ou ocasional em casa e trabalho permanente ou em período integral em casa. "É como comparar exercícios leves com treinamento de maratona", diz ele.

O último ainda é bastante raro - Bloom diz que apenas 5% da força de trabalho dos EUA, por exemplo, informa que são trabalhadores remotos em período integral. Com o coronavírus, não está claro quanto tempo as pessoas ficarão em casa, o que apresenta problemas adicionais. Os pais, por exemplo, acharão mais difícil trabalhar se as crianças estiverem em casa porque as escolas estão fechadas, o que significa que uma comunicação próxima com os gerentes - que precisam entender - é vital.

O isolamento prolongado também pode impactar potencialmente no moral e na produtividade. É por isso que Larson sugere que as equipes tentem manter uma aparência de normalidade e camaradagem de maneiras não convencionais, como festas virtuais de pizza ou happy hours remotas, onde as pessoas discam e compartilham um coquetel no Slack ou Skype.

"É uma boa maneira de se relacionar - é meio estranho, mas todo mundo está se sentindo estranho, então é divertido", diz Larson, descrevendo a mentalidade de "estamos todos juntos nisso". "Isso adiciona um pouco de leveza e leveza ao ambiente difícil."

Sutton também apoia a ideia de traduzir as atividades sociais no escritório para um ambiente online. "Comemore aniversários, elogie o público por metas alcançadas e projetos concluídos", diz ela. "Arranje tempo para conversas casuais e bate-papo com 'bebedouros'."

Mantenha o ânimo

Não se engane, estes são tempos estressantes. Manchetes negativas, preocupação com entes queridos ou idosos e luta contra o desejo de entrar em pânico comprando papel higiênico podem colocar todos os e-mails de trabalho em resposta. Porém, quanto mais esforço você faz para se comunicar com os colegas, maior a chance de evitar sentimentos de isolamento, o que pode levar à depressão.

"No geral, um período curto de, digamos, duas a quatro semanas trabalhando em casa em tempo integral, acho que seria econômica e pessoalmente doloroso, mas suportável", diz Bloom. "Um período mais longo de, digamos, dois ou três meses em tempo integral trabalhando em casa pode levar a sérios custos econômicos e de saúde".

“As soluções para as armadilhas do trabalho em casa incluem o máximo de interação online possível”

Sutton também concorda que as soluções para isso incluem o máximo de interação online possível através de videochamadas, check-ins regulares para gerentes - especialmente para os funcionários que moram sozinhos e que podem se sentir mais isolados - e reuniões regulares sem agenda, como agendar café ou uma bebida.

Se você é gerente, cabe a você fornecer uma comunicação clara e também é crucial manter o moral. "É fácil ficar estressado ou deprimido hoje em dia", diz Larson. Se você é gerente, "reconheça que há estresse e dificuldade. Seu trabalho é ser líder de torcida da equipe.”

Isso é particularmente importante se as pessoas acabam trabalhando em casa por mais de algumas semanas, o que é uma possibilidade distinta. "Estabeleça algum tipo de norma", diz Larson. "Mantenha o ânimo das pessoas."

(Traduzido de post da BBC, por Bryan Lufkin 12/03/2020)