Qualquer avó tem o mesmo conselho na ponta da língua: “prevenir é melhor do que remediar”. Se todo mundo diz o mesmo quando tem experiência, tal fórmula faz sentido em qualquer área na qual você a aplica.
No post de hoje, vamos discutir sobre a relevância desse ditado na manutenção preventiva em TI: qual a sua importância, por que adotá-la e como proceder. Pronto para começar? Então, continue a leitura!
A importância da manutenção preventiva em TI
Quando alguém fala sobre o ditado acima, pode estar se referindo a levar um casaco ou tomar uma vitamina C, não é mesmo? Mas e quando as consequências da falta de prevenção envolvem danos muito mais sérios para o seu trabalho?
Imagine cenários como os seguintes: dias de pico de acesso ao aplicativo da empresa, deadline para a entrega de um produto ao cliente ou uma data importante para fechar um grande projeto de desenvolvimento. Exatamente nessas ocasiões, um computador para de funcionar, um HD é corrompido ou o software essencial não dá conta do recado.
Tais situações estão prestes a ocorrer nas empresas que não investem na manutenção preventiva em TI. Hardwares, softwares e estruturas podem não dar sinal de problema até serem levados ao limite — exatamente quando os funcionários mais dependem deles.
Por vezes, trata-se de detalhes que podem corroer a eficiência de um negócio. Quanto menos chamados e downtime um time de TI precisar resolver, mais tempo terá para aperfeiçoar seu sistema e seu desenvolvimento, transformando soluções tecnológicas em novas estratégias de negócio.
Os três pilares
Para que você entenda melhor essa relação, vale destacar os três pontos principais com os quais a manutenção preventiva contribui. Trata-se de dimensões de um mesmo objetivo: preparar melhor a empresa para lidar com uma rotina exigente em um mercado digital.
1.Performance
A manutenção preventiva de softwares e máquinas mantém sempre uma ótima performance do sistema para todos os colaboradores. Isso significa mais qualidade no serviço, com uma entrega em muito menos tempo.
2.Economia
A mesma premissa serve para qualquer tipo de manutenção: quanto mais se arrasta um problema, mais caro fica consertá-lo. Uma boa gestão de manutenção permite ao gestor de TI encontrar falhas quando ainda estão em estágios iniciais e fáceis de serem resolvidas.
Além disso, tais erros precisam de menos tempo para que sejam solucionados. Isso também significa menos dinheiro perdido com funcionários parados.
3. Segurança
Para o bom funcionamento de ferramentas de automação e gestão nas empresas é essencial uma estrutura adequada como boas máquinas, internet de qualidade, e outros aspectos de segurança como backup diário dos dados. A maioria dos empresários sofre com dificuldades no dia a dia do seu negócio e frequentemente relaciona o problema à performance dos sistemas que utilizam, quando, na verdade, trata-se de problemas de performance e fraquezas na infraestrutura.
As formas de se ter uma manutenção preventiva eficiente:
Então, como criar uma rotina bem desenhada de manutenção preventiva? Essa tarefa pode parecer trabalhosa, mas a verdade é que o processo acaba sendo muito mais rápido e menos complicado do que grandes intervenções de tempos em tempos.
A ideia é diluir sua preocupação ao longo de toda um período pré-definido, normalmente a cada 90 dias. Veja, a seguir, algumas dicas.
- Mantenha os softwares atualizados
Os patches e updates de softwares corporativos solucionam a questão da prevenção em diversos aspectos: acrescentam funções que facilitam ou potencializam o trabalho dos funcionários, resolvem problemas de performance que agilizam processos e, principalmente, corrigem falhas ou brechas de segurança.
Portanto, não espere que essas atualizações se acumulem (desde um plugin até todo o sistema operacional). Uma boa ideia é criar rotinas de update automáticas fora do horário de trabalho. Assim, você economiza tempo e garante um sistema sempre no seu pico de desempenho.
- Crie um calendário de limpeza dos equipamentos
Você sabe bem qual é a sensação de abrir um computador que juntou anos de poeira sem qualquer manutenção, não é? Esse tipo de cuidado, que muitos gestores consideram secundário, é suficiente para garantir que o hardware funcione em 100% de sua capacidade e aumente sua vida útil.
Como consequência, diminui-se a frequência com que grandes investimentos são necessários. Portanto, crie uma agenda de rodízio de limpeza, levando em conta até a escala dos colaboradores que utilizam cada máquina.
Pode parecer exagero, mas o tempo que se gasta nesse tipo de manutenção frequente é muito menor do que quando se deixa o problema acumular para ser resolvido todo de uma vez.
- Monitore os colaboradores e invista em treinamentos
Não só o hardware e o software precisam de atualizações constantes — os usuários também têm um importante papel na manutenção preventiva dos equipamentos. Por isso, é preciso investir na educação de todos os colaboradores da empresa.
Deve-se conscientizá-los principalmente sobre a necessidade de cuidar daquele equipamento no dia a dia, o que facilita o próprio trabalho. Some a isso um monitoramento constante de acessos e da utilização do sistema, para não deixar que o mau uso se torne a origem de novos problemas.
- Verifique a temperatura e a umidade do ambiente
Outro detalhe que pode passar despercebido é a condição do ambiente onde estão as máquinas da empresa. Um sistema de ar-condicionado bem desenhado e gerenciado garante o ar mais seco e frio, que aumenta a vida útil de equipamentos eletrônicos.
Essa pode até não ser uma grande preocupação em alguns pontos do escritório, mas é fundamental se o negócio mantém servidores ou data centers próprios. Tal tipo de equipamento gera muito calor e é bastante sensível à umidade, portanto qualquer alteração pode afetar diretamente a produtividade de todos os departamentos.
- Diminua sua infraestrutura
Já que a infraestrutura tecnológica de uma empresa exige tantos cuidados de manutenção, por que não diminuir esse peso de sua equipe? Apostar em modelos IaaS (Infrastrucre As a Software), levando seus dados e aplicações para a nuvem (cloud), diminui a preocupação da TI em relação a uma manutenção constante.
Ao mesmo tempo, tal iniciativa traz mais desempenho e agilidade para o sistema. Toda essa parte de atualizar, manter e investir em estrutura fica a cargo da provedora do serviço.
- Opte pela terceirização
Vamos terminar as dicas com uma que vale para quase todos os aspectos da gestão moderna de TI: o outsourcing focado em tecnologia.
Uma empresa de serviços de TI, por exemplo, pode apontar falhas no gerenciamento do sistema ou soluções mais práticas, que facilitem a manutenção e a otimização de ambientes. Já no caso de uma companhia de segurança da informação, é possível monitorar o uso da estrutura e preocupar-se em corrigir as brechas.
Seja qual for a situação, a ideia principal da manutenção preventiva em TI é diminuir a possibilidade de desastres e crises que façam o departamento virar noites e a empresa perder dinheiro por problemas que poderiam ter sido solucionados de forma muito mais simples anteriormente.
Retornamos, então, ao conselho das avós que serve até para os maiores negócios do mundo: quanto mais prevenimos, mais barato sai o remédio que vamos precisar tomar no futuro.
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