A pergunta que mais ouvimos, sempre, é: “Por que preciso fazer backup dos meus dados do Office 365 Exchange Online, SharePoint Online e OneDrive for Business?”

E normalmente, ela é seguida imediatamente por uma afirmação parecida com esta: “A Microsoft toma conta disso.”

Ela toma? Tem certeza?

Para trazer clareza à discussão, criamos um Modelo de Responsabilidade Compartilhada do Office 365. Ele foi feito para ajudar você – e qualquer pessoa próxima a essa tecnologia – a entender exatamente qual é a responsabilidade da Microsoft e qual é a da própria empresa. Afinal, são os SEUS dados!

Nesta postagem, você vai ver como vamos montar esse Modelo de Responsabilidade Compartilhada. Na metade superior do modelo, você verá a responsabilidade da Microsoft. Essas informações foram compiladas com base nas informações da Central de Confiabilidade do Microsoft Office 365,

Agora, vamos começar falando especificamente da responsabilidade principal de cada grupo. A responsabilidade principal da Microsoft está concentrada na infraestrutura global DELA e no compromisso dela, com milhões de clientes, em manter essa infraestrutura em operação, oferecendo de forma consistente confiabilidade de tempo de atividade do seu serviço de nuvem e habilitando a produtividade de usuários em todo o mundo.

É de responsabilidade de uma organização de TI ter acesso e controle completos de seus dados, independentemente de onde estejam. Essa responsabilidade não some magicamente simplesmente pelo fato da organização tomar uma decisão de negócios de usar uma aplicação SaaS.

Aqui, você pode ver a tecnologia de suporte desenvolvida para ajudar cada grupo a cumprir sua responsabilidade principal. O Office 365 inclui replicação de dados integrada, que oferece redundância geográfica entre data centers. Esse recurso é essencial. Se algo sair errado em um dos data centers globais da Microsoft, ela pode fazer o failover para seu destino de replicação e, na maioria dos casos, os usuários nem percebem qualquer alteração.

Mas uma réplica não é um backup. Além do mais, essa nem mesmo é SUA réplica, e sim da Microsoft. Para explicar melhor esse ponto, pense um pouco nesta pergunta hipotética:

O que deixa você protegido totalmente, um backup ou uma réplica?

Alguns de vocês podem achar que é uma réplica, pois os dados serem replicados de forma contínua ou quase contínua para um segundo local pode eliminar o tempo de inatividade da aplicação. Mas outros de vocês também sabem que há problemas em uma estratégia de proteção de dados que use somente a replicação. Por exemplo, dados excluídos ou corrompidos também são replicados junto com os dados válidos, o que significa que seus dados replicados agora também foram excluídos ou corrompidos.

Para se proteger totalmente, você precisa dos dois, um backup e uma réplica!

Alguns de vocês já devem estar pensando: “E a lixeira do Office 365?” Sim, a Microsoft tem algumas opções diferentes de lixeira que podem ajudar você a se recuperar de uma perda de dados limitada e de curto prazo. Mas se você quiser mesmo o controle completo dos seus dados, então “limitada” não serve. Para realmente ter acesso e controle completos dos dados essenciais aos negócios, você precisa de retenção total dos dados. Isso inclui retenção de curto prazo, retenção de longo prazo e a capacidade de preencher toda e qualquer lacuna de política de retenção. Além disso, você precisa de acesso fácil e rápido a opções de recuperação granular, de restauração em massa e recuperação para um momento no tempo.

A próxima parte do Modelo de Responsabilidade Compartilhada do Office 365 é a segurança. Você vai ver que a representamos estrategicamente como uma caixa mista e não como caixas separadas, pois tanto a Microsoft quanto a organização de TI são responsáveis pela segurança.

A Microsoft protege o Office 365 no nível de infraestrutura. Isso inclui a segurança física dos seus data centers e a autenticação e identificação em seus serviços de nuvem, além dos controles de usuário e administração integrados à interface do Office 365.

A organização de TI é responsável pela segurança no nível dos dados. Há uma longa lista de riscos internos e externos à segurança dos dados, incluindo exclusão acidental, administradores maliciosos abusando do seu acesso e ransomware, para citar alguns. Só isso basta para causar pesadelos.

Os últimos componentes são os requisitos de conformidade e legais. A Microsoft deixa muito claro na Central de Confiabilidade do Office 365 que a função dela é a de processador de dados. Isso volta o foco dela para a privacidade dos dados e você pode ver no site deles que ela tem uma grande lista de certificações do setor. Mesmo que seus dados residam no Office 365, a função de uma organização de TI continua sendo a de proprietária dos dados. E essa responsabilidade inclui todo tipo de pressões externas do seu setor, além de exigências de conformidade dos seus pares dos setores jurídico, de conformidade ou de RH.

Segue uma imagem que resume o que foi explicado:

Em resumo, agora você deve ter uma compreensão melhor do que exatamente a Microsoft protege no Office 365 e PORQUE eles protegem isso. Sem um backup do Office 365, seu acesso e controle sobre seus próprios dados ficam limitados. Você pode ser vítima de brechas na política de retenção e de riscos de perda de dados. Você também pode ficar vulnerável a graves riscos internos e externos de segurança, além do risco regulamentar. Com que frequência essas coisas acontecem? Dos mais de 1.000 profissionais de TI entrevistados, 80% sofreram perda de dados no Office 365, indo de erros simples de usuários a ameaças graves à segurança de dados1. Sabia que do total de dados confidenciais em nuvem, 60% são armazenados em documentos do Office e 75% NÃO passam por backup?

Tudo isso pode ser resolvido facilmente com um backup dos seus próprios dados, armazenado em um local de sua escolha, para poder acessá-los facilmente e recuperar exatamente o que quiser, quando quiser.

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